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Tschüs Papierkram: „Das machen wir jetzt alles digital“

Protokolle können Tatiana Kulakova nicht mehr schrecken. „Ich spreche meinen Verlaufsbericht einfach aufs Tablet“, sagt die Leiterin der Pflege-WG Am Dortenbach in Rietberg. „Das spart viel Zeit und hilft auch bei der Rechtschreibung. Am Ende lese ich den Text kurz durch, das war’s. – Ich liebe dieses System!“ Auch sonst ist die Digitalisierung im Bereich Pflege der Diakonie Gütersloh weit fortgeschritten; nach dem ambulanten Dienst nun ebenfalls in den WGs. „Diese Zettelei, die wir hatten, ist Geschichte“, betont Qualitätsmanager Markus Friedrich. „Das machen wir jetzt alles digital.“

Weniger Bürokratie und Papierkram – mehr Zeit für die Pflege. So lautete beim Start der Digitalisierung 2019 das Ziel der Diakonie Gütersloh. Doch ganz so einfach, wie es klingt, verlief die Umstellung nicht. Denn Digitalisierung bedeutet mehr, als Pflegekräften moderne Endgeräte in die Hand zu drücken. Und sie ist ein fortlaufender Prozess, bei dem es auch darum geht, Systeme und Abläufe einfach zu halten.

Pflege-Handbuch jetzt auf dem Laptop

Zunächst ersetzte 2019 ein digitales Pflege-Handbuch die vielen Aktenordner. Alle Leitfäden und Pflegestandards sind online über das Intranet einsehbar. Das gilt ebenso für Fach- und Prüfberichte oder die neuesten Besuchsregeln in der Corona-Pandemie – ein gewaltiger Vorteil, da wegen komplizierter Hygiene-Regeln nicht jede*r mal eben ins Büro gehen und etwas nachschlagen kann.

Drei Dinge gleichzeitig eingeführt

„Wir haben ab 2019 drei Dinge gleichzeitig eingeführt. Und das schnell, um Frust und Doppelbelastung zu vermeiden“, berichtet Markus Friedrich, der seither für die Digitalisierung verantwortlich zeichnet:

  • eine neue Computer-Software zur Pflegedokumentation (inklusive digitalem „Handzeichen“, sprich einem einfachen Klick nach erbrachter Leistung)
  • eine neues, entbürokratisiertes Pflegekonzept, das so genannte Strukturmodell (anstelle des bisherigen Modells nach Monika Krohwinkel)
  • ab August 2019 Tablets inklusive Schulungen

Außerdem handelte die Diakonie Gütersloh mit Krankenkassen aus, dass zumindest im ambulanten Bereich das digitale Handzeichen gilt. Dies bedeutet: Pflegeleistungen müssen nicht noch einmal zusätzlich handschriftlich für die Kassen erfasst werden, was eine doppelte Dokumentation bedeuten würde.

„Strukturmodell“ hat den einzelnen Menschen stärker im Blick

„Das Strukturmodell ist sehr viel freier und stärker auf das Potenzial des einzelnen Menschen ausgerichtet als das Dokumentationsmodell nach Krohwinkel“, erklärt Markus Friedrich. „Es konzentriert sich auf das Wesentliche in der Pflegedokumentation. Außerdem schauen wir nicht mehr nur darauf: Was hat der Bewohner für Probleme? Vielmehr fragen wir uns: Welche Ressourcen hat der Bewohner, was kann er noch? Und wenn sich etwas gravierend verändert, schreibt die Pflegefachkraft das im Berichteblatt nieder und passt die Maßnahme an.“ Zum Beispiel an mögliche Risiken wie Dekubitus oder Inkontinenz. So kann jede Pflegkraft auf ihrem Tablet nachlesen, was genau sie zum Beispiel ab 6:30 Uhr im Rahmen der Grundpflege für die einzelnen Bewohner*innen erledigen muss. Eine Erleichterung auch für „neue“ Mitarbeitende in den Einrichtungen.

Jüngere tun sich leichter mit der Umstellung

„Am Anfang hatten wir natürlich alle Angst vor der Umstellung“ erinnert sie sich Tatiana Kulakova. Und bei einigen Mitarbeiter*innen, vor allem Älteren mit wenig Berührungspunkten zu Computern, sei das immer noch so. „Aber wir haben viel Hilfe erhalten, nehmen regelmäßig an Schulungen teil und tauschen uns untereinander aus.“ Und Fehler mache schließlich jeder. „Wenn ein Eintrag falsch ist, schickt man einfach eine kurze Notiz mit einer Korrektur hinterher, und dann ist es gut.“ Die Azubis kämen sowieso „super“ mit der neuen Technik klar, sagt die WG-Leiterin. Der Nachwuchs profitiere außerdem davon, dass via Tablet Distanzunterricht und der schnelle Kontakt zum Praxisanleiter möglich sind.

Tablets haben weitere Vorteile

Tatiana Kulakova kann den Tablets noch mehr abgewinnen: „Wir haben in unserer Pflege-WG zum Beispiel eine Bewohnerin aus Thailand. Sie kann sich Musik aus ihrem Heimatland anhören. Generell wird gern Musik abgespielt, während wir demenziell veränderte Menschen pflegen.“ Dies wirke beruhigend und die Pflege gehe viel leichter von der Hand.

120 Pflegefachkräfte zu Spezialisten gemacht

Während der Einführung des Strukturmodells wurden rund 120 Pflegefachkräfte zu Spezialisten ausgebildet. Hinzu kamen Basis-Schulungen für circa 200 weitere Mitarbeitende. Im zweiten Schritt folgten Programmschulungen direkt in den Pflegeeinrichtungen sowie in Corona-Audits. Diese Schulungen werden fortgesetzt.

„Es hapert an den digitalen Schnittstellen im Gesundheitssystem“

Björn Neßler, Vorstand der Diakonie Gütersloh, weiß den digitalen Fortschritt im eigenen Haus sehr zu schätzen. Er gibt jedoch zu bedenken: „Innerhalb der Diakonie können wir noch so viel für eine Entlastung bei den Arbeitskräften sorgen. Es hapert an den Schnittstellen im Gesundheitssystem: Wenn elektronische Handzeichen erlaubt sind, elektronische Unterschriften aber nicht, dann müssen wir doch wieder auf Papier umsteigen.“ Immerhin: Nach direkten Verhandlungen mit den Krankenkassen seien elektronische Unterschriften jetzt im ambulanten Bereich möglich. „Das gilt für die Mitarbeitenden“, schränkt Björn Neßler ein. „Kunden müssen hingegen immer noch auf Papier unterschreiben. Vielleicht gibt es ja bald auch Fortschritte in diesem und anderen Bereichen.“

: Tablet-Schulung in der Diakonie Gütersloh: Qualitätsmanager Markus Friedrich (r.) bespricht mit Pflegedienst-Mitarbeiterin Elena Bert die digitale Dokumentation. Inzwischen sind circa 400 Mitarbeitende in den Wohngemeinschaften der Diakonie im Kirchenkreis mit Tablets ausgestattet.

Markus Friedrich ist bei der Diakonie Gütersloh verantwortlich für die Digitalisierung. Der studierte Betriebliche Gesundheitsmanager hat selbst eine Pflegeausbildung absolviert und viele Jahre in der Pflege gearbeitet, ambulant und stationär.

Digitale Schulungen: Über die Plattform Pflegecampus können sich Fachkräfte beispielsweise zu Experten-Standards auf den neuesten Stand bringen.

Die Digitalisierung hat längst Einzug in den Pflege-Alltag der Diakonie Gütersloh gehalten. Tatjana Kulakova zum Beispiel, Leiterin der Pflege-WG Am Dortenbach in Rietberg, spricht ihre Verlaufsberichte einfach aufs Tablet.